Бизнес-процессы в Битрикс24

Бизнес-процессы (БП) – это определенная последовательность действий, нацеленная на какой-либо результат. При использовании CRM легко автоматизировать рутинные процедуры, но перед этим нужно настроить программу. В этой статье разберем, как создавать и настраивать бизнес-процессы в Битрикс24. Процесс довольно простой, будет достаточно разобраться в последовательности один раз и по тому же примеру можно добавлять другие блок-схемы.

Постановка задачи и описание алгоритма

Первоочередная задача – четко сформулировать часть бизнес-процесса, контроль которого нужно настроить в Битрикс24. Например, автоматически назначать конкретного ответственного, если сумма сделки превышает 200 тыс. рублей. Далее следует разработка алгоритма, последовательности действий, выполняемых с карточкой клиента или иным объектом.

Решение задачи рекомендуется предварительно схематично нарисовать на листке бумаги. Или же воспользоваться любым редактором блок-схем. В нашем примере алгоритм будет простым: если в карточке указана сумму 200 тыс. рублей и более, назначить ответственным указанного сотрудника. Можно добавить и дополнительные условия, например, на случай больничных, отпусков.

Как создать шаблон

Разберем подробнее процедуру создания шаблонов бизнес-процессов в Битрикс 24. Эта платформа имеет встроенные инструменты, позволяющие работать с лидами, компаниями, элементами списка и т.д. Под каждый уже существует типовой шаблон. Приведем пример на сделках, т.к. есть задача «автоматом» назначать на них ответственного при соблюдении определенного условия.

Первым делом уточните, достаточно ли прав для настройки бизнес-процессов в Битрикс24. Чтобы работать беспрепятственно нужно быть администратором портала или заходить под пользователем, у которого в правах доступа к CRM включена опция «Разрешить менять настройки». Остальные не смогут что-либо изменять.

Этап 1. Добавим шаблон бизнес-процесса по сделкам

Перейдите в раздел CRM> Настройки> Настройки CRM. Его можно найти под пунктом «Еще» (он расположен справа и может скрывать дополнительные разделы).

Последующие шаги по созданию бизнес-процесса в Битрикс24:

1. Выберите в Настройках – Роботы и бизнес-процессы> Бизнес-процессы.
2. Добавьте шаблон для сделок.

«По умолчанию» это будет последовательный бизнес-процесс, он подходит для 99% случаев какие встречаются в реальной практике.

Этап 2. Настроим шаблон

Теперь зададим нужные настройки созданному бизнес-процессу в Битрикс 24. Сначала укажем его Название и добавим Описание (это поможет в будущем вспомнить цели и задачи установленных БП и т.д.).

Последовательность действий:

1. Снимите галочку «При добавлении» в пункте «Автоматически запускать», чтобы избежать автозапуска при создании новых сделок. Еще рано, мы не протестировали процедуру.
2. Задайте константу, постоянное значение условия, при котором будет запускаться в будущем созданный БП. Значение – 200 тыс. рублей:
   1. Внесите идентификатор. Он может состоять из латинских букв, цифр и/или знака подчеркивания.
   2. Задайте название. Выбор за пользователем, но лучше, чтобы оно было достаточно информативным.
   3. Кратко опишите БП. Необязательный пункт, хотя лучше сюда вносить сведения для понимания созданного модуля в будущем, другими сотрудниками.
   4. Выберите тип «Целое число». Это будет 200 тыс. рублей.

При добавлении Руководителя нужно заполнить такие же поля. Только в Типе нужно выбирать «Привязка к пользователю». Затем останется лишь указать нужного. Если речь идет и тестировании функции, лучше создать тестового пользователя. Остается нажать кнопку «Сохранить» и параметры шаблона бизнес-процесса Битрикс24 останутся в заданном состоянии.

Этап 3. Добавим блок-схему

Следующий шаг визуализирован, поэтому разобраться будет легко. Есть «Начало», есть «Конец» БП. Между ними нужно установить «Условие» (возьмем его из раздела «Конструкции»). Его можно просто перетащить мышкой на серую стрелку. То же доступно по клику на нее, когда платформа выдает выпадающее меню с тем же разделом «Конструкции».

Теперь как настроить бизнес-процесс в Битрикс 24:

1. Перейдите к настройке Условия.
2. Сначала в поле «Заголовок» укажите название действия.
3. Затем настройте левую ветку, которую условно назовем «Да»:
   1. Тип условия укажите «Поле документа».
   2. В открывшемся поле выберите «Сумма».
   3. Условие установите «не меньше».
   4. Нажмите кнопку с тремя точками.
   5. Раскройте «Константы» в окне «Вставка значение».
   6. Выберите константу «Минимальная сумма».
   7. Сохраните изменения.

Вы добавили в блок-схему проверку условия: если сумма сделки 200 тыс. рублей или больше, то произойдет срабатывание БП. Если нет, система пойдет по второй ветке с условным названием «Нет». При желании нажатием на <+> можно добавлять любое количество вариантов. Остается включить «Запись в отчет» из раздела «Прочее».

Это позволит платформе записывать каждое действие в Журнале бизнес-процесса для контроля как самого факта срабатывания, так и количества сделок типа «Да» и «Нет». В лог можно добавлять поля, константы, переменные. Например, указать «Сделка» и минимальную сумму. Написать там можно все что угодно, главное, чтобы текст был информативным, относился к ситуации.

Разобрались, как создать ветки бизнес-процесса в Битрикс 24, теперь перейдет к указанию того, кто будет «наблюдать» за сделками. Начнем с основной, левой, линии:

1. Выберите в разделе CRM выпадающего меню действие «Изменение наблюдателей» (там же, где ранее выбирали «Конструкции»).
2. Оставьте действие «добавить» и кликните по кнопке «…», чтобы выбрать пользователя для наблюдения за БП.
3. Назначьте наблюдателя в соответствии с константой, например, «Руководитель» или любой другой вариант, подходящий для конкретного отдела.

Все. Шаблон подготовлен, осталось только сохранить его. Теперь попробуйте запустить бизнес-процесс в Битрикс 24 и посмотреть, как реагирует платформа на указанные при настройке условия. Она должна выполнять записи в журнал соответственно считываемым из сделок значениям.

Запуск и тестирование

Чтобы протестировать только что настроенную систему, создайте сделку на заведомо большую сумму, например, на 500 тыс. рублей. Затем откройте карточку сделки и запустите бизнес-процесс вручную (мы ранее отключили автозапуск). Если ранее уже были настроены БП, нужно будет свой выбрать из предлагаемого списка.

По завершении выполнения откройте Журнал на вкладке «Бизнес-процессы». И посмотрите по какой ветке система пошла – это будет левая ветвь «Да». Это ожидаемо, т.к. вы задали условие для срабатывания именно такого алгоритма. Там же можно убедиться, что в качестве наблюдателя был назначен тестовый сотрудник, созданный под тестирование создаваемых БП.

Чтобы убедиться в корректности срабатывания алгоритма, создайте также пробную сделку на сумму заведомо меньше 200 тыс. рублей. Например, на 70 тыс. рублей. В Журнал должны «уйти» записи по соответствующей ветке «Нет», с теми комментариями, какие были заданы пользователем на этапе настройки. При успешных тестах можно переходить на завершающий этап.

Сдача в эксплуатацию

Тестовый вариант созданного бизнес-процесса фактически неработоспособен. Нет смысла каждый раз запускать его вручную, тем более, важные сделки будут уходить на тестового сотрудника, и они будут «утеряны». Такой формат подходит только для того, чтобы разобраться, как создать бизнес-процесс в Битрикс24 и настроить его под требуемый алгоритм.

Завершающие действия:

1. Выберите в созданном или новом БП реального сотрудника, который будет «привязан» к константе «Руководитель». Это можно сделать через Список шаблонов.
2. Включите автозапуск процесса. Важно учитывать, что сумму менеджер может добавить как при создании сделки, так и в дальнейшем при ее редактировании. Поэтому нужно отметить 2 пункта: «При добавлении» и «При изменении».

Только после этих простых действий система будет работать так, как и запланировано при создании и настройки бизнес-процессов. В реальной практике нередко добавляют дополнительные условия. Например, присутствие в сделке условия категории контрагента (ВИП, новый, удержание и т.д.), определенной номенклатуры или группы товаров (фокусные, заканчиваются сроки годности и т.п.).

Сделки могут проходить несколько этапов. Например, согласование условий с менеджером, потом подписание договора с юристом, комплектация поставки со складом, обработка рекламаций опять с менеджером и так «по кругу» пока ситуация не будет полностью закрыта. Визуальный редактор CRM существенно упрощает доработку БП вслед за изменениями в реальных процессах.

Такой подход позволяет начать использование простейших алгоритмов и постепенно улучшать их с сохранением базовых принципов, заложенных изначально. Например, дробление по сумме, как в приведенном нами примере. Также можно удалять «лишние» ветви, если они покажут низкую эффективность.